Mails types

Nous vous proposons ici des mails-types que vous pouvez utiliser dans vos échanges avec vos partenaires, pour introduire votre démarche éco-responsable et vos demandes dans ce sens.

Nous n’alourdissons pas ces outils des justifications et explications concernant les pratiques défendues, ainsi que leurs bienfaits : tout cela se trouve dans le guide pour l’action notamment. Vous pouvez piocher dans nos différents outils ce qui vous est nécessaire et l’adapter ensuite à votre situation.


  • L’Hôtellerie

Peut être transmis aux artistes pour appeler à leur vigilance et responsabilité sur ces points.

Si vous contactez un organisateur qui n’a pas encore prévu votre logement

Nous sommes engagés dans une démarche éco-responsable et cherchons à réduire l’impact environnemental de nos activités. Nous aurions ainsi quelques demandes à vous soumettre concernant notre accueil. Pensez-vous pouvoir répondre au moins en partie aux requêtes suivantes ?

• Privilégier le logement chez l’habitant

• À défaut, choisir un hôtel disposant d’un écolabel comme par exemple l’Ecolabel européen ou La Clef Verte et/ou faire les demandes suivantes :

• Ne mettre qu’une seule serviette de bain par chambre

• Ne pas fournir d’échantillons sous plastique dans les chambres (sauf sur demande à la réception) – proposer si possible des distributeurs rechargeables

• Ne pas faire le ménage lors de séjours de moins de 4 jours (sauf sur demande de l’artiste)

• Remplacer les gobelets plastiques dans les chambres par des verres (ou à défaut, gobelets en carton recyclé et compostables, non emballés, sinon pas de gobelet)

• Ne pas allumer les lumières avant l’arrivée de l’artiste, limiter la climatisation et le chauffage au minimum (chauffage à 19° si nécessaire et climatisation à 25° si besoin).

• Proposer des produits locaux, de saison et non emballés au petit-déjeuner et dans la mesure du possible labellisés bio

• Proposer des poubelles de tri sélectif

Les artistes sont bien entendu au courant de ces demandes et savent qu’elles émanent de notre part.

Je vous remercie par avance de m’informer des mesures possibles de votre côté et reste bien entendu à votre disposition pour échanger à ce sujet.

Si vous cherchez un logement, que nous n’avez trouvé votre bonheur ni chez l’habitant ni dans un hôtel éco-labellisé, et que vous contactez un hôtel classique

Nous sommes engagés dans une démarche éco-responsable et cherchons à réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour ce faire, nous aurions quelques demandes à vous soumettre concernant notre accueil. Pensez-vous pouvoir répondre au moins en partie aux requêtes suivantes :

• Ne mettre qu’une seule serviette de bain par chambre

• Ne pas fournir d’échantillons sous plastique dans les chambres (sauf sur demande à la réception) – proposer si possible des distributeurs rechargeables

• Ne pas faire le ménage pour les séjours de moins de 4 jours (sauf sur demande de l’artiste)

• Remplacer les gobelets plastiques dans les chambres par des verres (ou à défaut, gobelets en carton recyclé et compostables, non emballés, sinon pas de gobelet)

• Ne pas allumer les lumières avant l’arrivée de l’artiste, limiter la climatisation et le chauffage au minimum (chauffage à 19° si nécessaire et climatisation à 25° si besoin).

• Proposer des produits locaux, de saison, non emballés au petit-déjeuner et dans la mesure du possible labellisés bio

• Proposer des poubelles de tri sélectif

Les artistes sont bien entendu au courant de ces demandes et savent qu’elles émanent de notre part.

Je vous remercie par avance de m’informer des mesures possibles de votre côté et reste bien entendu à votre disposition pour échanger à ce sujet.

Si on vous répond que ces demandes ne rentrent pas dans les standards d’accueil du groupe d’hôtellerie (notamment le groupe Accor pour les Ibis par exemple), demander à faire remonter ces requêtes au siège et au groupe.

  • Le Catering

Peut être transmis aux artistes pour appeler à leur vigilance et responsabilité sur ces points, y compris dans leurs choix de restaurants en déplacement.

Si vous organisez un catering et que vous vous adressez à un prestataire

Nous sommes engagés dans une démarche éco-responsable et cherchons à réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour ce faire, nous aurions quelques demandes à vous soumettre concernant notre accueil. Pensez-vous pouvoir répondre au moins en partie aux requêtes suivantes :

• Proposer des produits locaux, de saison, non emballés au petit-déjeuner et dans la mesure du possible labellisés bio

• Privilégier des produits en vrac (fruits de saison, fruits secs, thé & café, gâteaux maison) ainsi que de l’eau « non emballée » (fontaines à eau)

• Proposer des repas végétariens

• Amener les plats et servir dans de la vaisselle lavable

• Proposer à chacun de se servir des quantités justes pour éviter le gaspillage alimentaire

• Proposer des doggy bags avec les restes

• Récupérer les restes et les cuisiner à nouveau dans la mesure du possible, ou les redistribuer via des circuits secondaires (associations…)

• Pratiquer le tri sélectif des déchets

Si les repas/caterings sont prévus par l’organisateur

Nous sommes engagés dans une démarche éco-responsable et cherchons à réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour ce faire, nous aurions quelques demandes à vous soumettre concernant notre accueil. Pensez-vous pouvoir répondre au moins en partie aux requêtes suivantes :

• Proposer des produits locaux, de saison, non emballés au petit-déjeuner et dans la mesure du possible labellisés bio

• Privilégier des produits en vrac (fruits de saison, fruits secs, thé & café, gâteaux maison)

• Proposer des repas végétariens

• Utiliser des plats de service et contenants lavables et réutilisables

• Ajuster les quantités au plus juste (ajustement du nombre de repas communiqué la veille pour le lendemain)

• Proposer des doggy bags avec les restes

• Récupérer les restes et les cuisiner à nouveau dans la mesure du possible, ou les redistribuer via des circuits secondaires (associations…)

• Pratiquer le tri sélectif des déchets

  • Les Transports

Peut être transmis à l’équipe pour appeler à leur vigilance et responsabilité sur ces points.

Si vous êtes l’organisateur et que vous vous adressez à l’ensemble/compagnie invité.e

Nous sommes engagés dans une démarche éco-responsable et cherchons à réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour ce faire, nous aurions quelques demandes à vous soumettre concernant notre accueil. Pensez-vous pouvoir répondre au moins en partie aux requêtes suivantes :

• Préférer le train à l’avion

• Préférer les transports en commun ou les moyens de transport électriques/de mobilité douce aux transports individuels motorisés (indiquer les différents moyens de transports en commun et leurs horaires/fonctionnement). À défaut, optimiser les transports à essence (normes des véhicules, remplissage, éco-conduite…).

• Penser la diffusion de votre production en fonction des modes de transport éco-responsables (jours de voyage, plusieurs dates dans une même zone géographique…)

Si vous êtes l’ensemble/compagnie invité.e et vous vous adressez à l’organisateur qui organise lui même les transports de votre équipe

Nous sommes engagés dans une démarche éco-responsable et cherchons à réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour ce faire, nous aurions quelques demandes à vous soumettre concernant notre accueil. Pensez-vous pouvoir répondre au moins en partie aux requêtes suivantes :

• Préférer les transports en commun aux transports individuels (ou co-voiturage à défaut)

• Préférer le train à l’avion (Les avions, en fonction des modèles, de la distance du trajet et du taux de remplissage, émettent entre 73 et 254 grammes d’équivalent CO2 pour transporter un passager sur un kilomètre. Une voiture transporte en moyenne 2,2 passagers sur les transports longue distance, pour environ 55 grammes de CO2 par passager sur un kilomètre. Tous deux sont battus par le TGV qui, pour une moyenne de 285 passagers, émet 3,37 grammes d’équivalent CO2 pour transporter un passager sur un kilomètre, soit entre 20 et 75 fois moins qu’un avion, et 16 fois moins qu’une voiture. – source : Ministère de la Transition Ecologique et ADEME)

• Utiliser des moyens de transport électriques/de mobilité douce, ou, à défaut, optimiser les transports à essence (normes des véhicules, remplissage, éco-conduite…)

Nous vous remercions de bien vouloir nous transmettre toutes informations qui pourraient nous être utiles pour nous déplacer (réseaux et lignes de transport en commun, vélos en libre-service etc.)

  • Et la technique au fait ?

Peut être transmis aux techniciens pour appeler à leur vigilance et responsabilité sur ces points. Peut être évoqué par mail ou de manière plus fluide par téléphone.

Si vous vous adressez à l’équipe de création

Nous sommes engagés dans une démarche éco-responsable et cherchons à réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour ce faire, nous aurions quelques demandes à vous soumettre concernant notre accueil. Pensez-vous pouvoir répondre au moins en partie aux requêtes suivantes :

• Concevoir et construire des décors éco-responsables (recyclage, attention portée aux matières premières…) ; anticiper leur cycle de vie et leur recyclage/fin de vie

• Concevoir, acheter ou louer des costumes d’occasion

• Utiliser des produits de maquillage responsables

• Travailler avec des fournisseurs/prestataires locaux, limiter les déplacements et frets

• Utiliser des lumières et du matériel avec des durées de vie plus longues, des piles rechargeables…

• Avoir une gestion éco-responsable du matériel (réparer plutôt que racheter, se prêter ou louer du matériel entre structures, recycler…)

• Utiliser des modes de transport et une conduite la moins énergivore possible

• Utiliser des consommables durables/recyclables (du velcro, des colliers belges et des sangles, et des passages de câbles en théâtre), dans la mesure du possible, essayer de réduire l’utilisation des produits synthétiques et/ou à base de pétrole (gaffeur, barnier etc)

Si vous vous adressez à l’équipe technique d’accueil

Nous sommes engagés dans une démarche éco-responsable et cherchons à réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour ce faire, nous aurions quelques demandes à vous soumettre concernant notre accueil. Pensez-vous pouvoir répondre au moins en partie aux requêtes suivantes :

• Travailler avec des fournisseurs/prestataires locaux, limiter les déplacements et frets

• Utiliser des lumières et du matériel avec des durées de vie plus longues, des piles rechargeables…

• Avoir une gestion éco-responsable du matériel (réparer plutôt que racheter, se prêter ou louer du matériel entre structures, recycler…)

• Utiliser des modes de transport et une conduite la moins énergivore possible

• Utiliser des consommables durables/recyclables (du velcro, des colliers belges et des sangles, et des passages de câbles en théâtre), dans la mesure du possible, essayer de réduire l’utilisation des produits synthétiques et/ou à base de pétrole (gaffeur, barnier etc)

• Les artistes refusent d’avoir des bouteilles en plastique, et préfèrent avoir des bouteilles en verre et/ou des verres d’eau.